Thứ Sáu, 24 tháng 8, 2018

Giải đáp thắc mắc về việc sử dụng Hoá đơn điện tử



Tóm tắt nội dung
  • I. CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM
    • 1. Doanh nghiệp cần có điều kiện gì được sử dụng hóa đơn điện tử?
    • 2. Doanh nghiệp cần phải làm những thủ tục gì để có thể phát hành hóa đơn điện tử?
    • 3. Hóa điện tử mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
    • 4. Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử?
    • 5. Nếu hóa đơn đã xuất và ký số rồi mới phát hiện ra sai sót thì phải xử lý thế nào?
    • 6. Hóa đơn điện tử áp dụng cho các loại hóa đơn nào?
    • 7. Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lƣu trữ hóa đơn không?
    • 8. Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?
    • 9. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ phải kê khai thuế như thế nào?
    • 10. Việc viết tắt trên hóa đơn điện tử có gì khác các loại hình hoá đơn khác không?
    • 11. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn điện tử thì như thế nào?
    • 12. Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) và hóa đơn điện tử hay không?
    • 13. Phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không? Trả lời:
    • 14. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi đường chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lƣợng chức năng?
    • 15. Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Tôi có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?
    • 16. Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử cho khách hàng được không?
  • II. CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN
    • 1. Hóa đơn điện tử là gì?
    • 2. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?
    • 3. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì ?
    • 4. Hóa đơn điện tử có liên không?
    • 5. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính thì tôi phải làm gì?
    • 6. Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên website tra cứu do bên bán cung cấp?
    • 7. Để xem được hóa đơn điện tử khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm nào nữa không?
    • 8. Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì?
    • 9. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?
    • 10. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng phương thức nào?
    • 11. Khách hàng có phải thực hiện ký số (ký điện tử) vào hóa đơn điện tử không?
    • 12. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
    • Attachments

I. CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM

1. Doanh nghiệp cần có điều kiện gì được sử dụng hóa đơn điện tử?

Trả lời:
  • Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:
  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
    • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
    • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2. Doanh nghiệp cần phải làm những thủ tục gì để có thể phát hành hóa đơn điện tử?

Trả lời:
Sau khi đáp ứng được tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm các thủ tục sau để phát hành hóa đơn điện tử:
  • Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC)
  • Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
  • Tạo hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế.
  • Doanh nghiệp có thể gửi 3 văn bản này đồng thời cho cơ quan thuế bằng văn bản giấy (đã ký tên và đóng dấu đỏ) hoặc bằng văn bản điện tử (đã ký điện tử).

3. Hóa điện tử mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trả lời:
Việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
  • Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
  • Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
  • Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và gửi lên cơ quan thuế qua đường điện tử.
  • Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, thông báo cho khách hàng nhận hóa đơn trên website, qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file PDF để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.

4. Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử?

Trả lời:
Hóa đơn điện tử đang là hình thức hóa đơn mới, vì vậy đối với nhiều khách hàng vẫn còn là mới lạ và nhiều bỡ ngỡ. Để có thể thuyết phục được khách hàng nhận hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chỉ ra các điểm sau:
– Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng:
  • Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… so với sử dụng hóa đơn giấy, do đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh;
  • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu; quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế vì thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hóa, dịch vụ;
  • Quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử;
  • Góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay.
– Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành gồm:
+ Các văn bản do Chính phủ ban hành:
  • Luật Giao dịch điện tử 2005.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
  • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
+ Các văn bản do Bộ tài chính ban hành:
  • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Ngoài ra khi bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, khách hàng nếu chưa thật sự yên tâm về hóa đơn điện tử có thể yêu cầu được nhận đồng thời hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đối dưới dạng hóa đơn giấy.

5. Nếu hóa đơn đã xuất và ký số rồi mới phát hiện ra sai sót thì phải xử lý thế nào?

Trả lời:
Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và ký số thành công mới phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp:
  • Trường hợp chỉ sai thông tin khách hàng:
    • Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, sai lỗi chính tả … thì thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn.
    • Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực hiện như sau:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng.
+ Biên bản được lập thành 2 bản (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán hoặc cả hai bên ký điện tử vào biên bản), mỗi bên lưu trữ một bản để cơ quan thuế kiểm tra khi cần.
  • Trường hợp sai các thông tin khác:
– Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai thông tin tiền hàng, mặt hàng thì thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn.
Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực hiện như sau:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, số tiền điều chỉnh lại cho đúng (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên).
+ Thực hiện chức năng lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số… ký hiệu … ngày tháng năm”.
+ Ký số và gửi lại hóa đơn cho khách hàng.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn thay thế.
Thủ tục lập hóa đơn thay thế thực hiện như sau:
+ Lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên về việc lập hóa đơn thay thế (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên)
+ Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…..Ký hiệu, ngày tháng năm”).
+ Ký số và gửi lại hóa đơn thay thế cho khách hàng.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và chưa gửi cho người mua:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện xóa bỏ hóa đơn lập hóa đơn mới cho khách hàng.
Thủ tục xóa bỏ hóa đơn thực hiện như sau:
+ Lập phiếu giải trình nêu rõ lý do sai phải xóa bỏ hóa đơn.
+ Thực hiện chức năng xóa bỏ HĐĐT đã lập.
+ Lập hóa đơn mới, ký số và gửi lại cho khách hàng.

6. Hóa đơn điện tử áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Trả lời:
Hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
– Hóa đơn bán hàng 02GTTT
– Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
– Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL

7. Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lƣu trữ hóa đơn không?

Trả lời:
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Nhưng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể không cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy nữa mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử là file .xml. Khi sử dụng phần mềm lập hóa đơn, tất cả thông tin hóa đơn đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phần mềm. Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tra cứu lại hóa đơn trong phần mềm, hoặc doanh nghiệp vẫn muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính hỏng hóc, thì doanh nghiệp có thể sau lưu, export file nén hóa đơn dưới dạng PDF từ phần mềm ra để lưu trữ lại trên máy tính khác hoặc trong ổ cứng lưu trữ.

8. Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

Trả lời:
Trong trường hợp khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy, doanh nghiệp có thể in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng.

9. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ phải kê khai thuế như thế nào?

Trả lời:
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Vì vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.

10. Việc viết tắt trên hóa đơn điện tử có gì khác các loại hình hoá đơn khác không?

Trả lời:
Đối với hoá đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình hoá đơn khác và cũng phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2, khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010; Và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định “ Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hoá đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường , xã, quận , huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

11. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn điện tử thì như thế nào?

Trả lời:
Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy đặt in thông thường, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.

12. Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) và hóa đơn điện tử hay không?

Trả lời:
Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như quy trình bình thường.

13. Phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không? Trả lời:

Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.

14. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi đường chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lƣợng chức năng?

Trả lời:
Trường hợp này doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định sau:
– Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
– Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.)

15. Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Tôi có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

Trả lời:
– Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Giải pháp hóa đơn điện tử của website http://www.ihoadonso.com.vn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.
– Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và ký điện tử cho hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)

16. Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử cho khách hàng được không?

Trả lời:
– Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để ký hóa đơn điện tử. Yêu cầu chứng thư số đó phải hợp lệ (là chứng thư số có mã số thuế của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi).

II. CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời:
– Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
– Hóa đơn điện tử là 1 trong 3 hình thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử). Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử.
– Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
– Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.

2. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời:
Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
+ Các văn bản do Chính phủ ban hành:
  • Luật Giao dịch điện tử 2005.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
  • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
    + Các văn bản do Bộ tài chính ban hành:
  • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì ?

Trả lời:
Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
– Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.
– Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
– Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
+ Chống từ chối bởi người ký.
+ Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.
– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

4. Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời:
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.

5. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính thì tôi phải làm gì?

Trả lời:
Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng PDF, khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
– Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
Ngoài ra khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của website chúng tôi cung cấp, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn điện tử giúp khách hàng khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử không còn hoài nghi, thắc mắc.

6. Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên website tra cứu do bên bán cung cấp?

Trả lời:
– Bước 1: Truy cập vào Website
– Bước 2: Nhập tên đăng nhập, mật khẩu, sau đó chọn nút Đăng nhập
– Bước 3: Sau khi đăng nhập, bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử của bạn.
– Bước 4: Trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán thì cần phải ký số vào hóa đơn với tư cách là khách hàng
– Bước 5: Tải hóa đơn về máy tính để lưu trữ

7. Để xem được hóa đơn điện tử khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm nào nữa không?

Trả lời:
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
– Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, … để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

8. Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì?

Trả lời:
Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:
– Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
– Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn

9. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?

Trả lời:
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn dưới dạng PDF về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.

10. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng phương thức nào?

Trả lời:
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
+ Tiền mặt
+ Chuyển khoản
+ Thẻ tín dụng
+ Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.

11. Khách hàng có phải thực hiện ký số (ký điện tử) vào hóa đơn điện tử không?

Trả lời:
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp, đơn vị kế toán có thể làm đơn xin miễn chữ ký số người mua trên hóa đơn tới chi cục Thuế địa phương để được xét duyệt.
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

12. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời:
– Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
– Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Chúc quý doanh nghiệp thực hiện thành công!

Attachments